Datenschutzinformation

Datenschutzinformationen zu arbonet

Wir, die INOVAGIS OHG, Harleshäuser Str. 62, 34130 Kassel, Tel.: 0561 – 310 9133 0, E-Mail: info(at)inovagis.com, möchten Ihnen nachstehend erklären, wie personenbezogene Daten in der Software-as-a-Service Lösung „arbonet“ verarbeitet werden. Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter inovagis(at)dsb-moers.de zur Verfügung. Weitere Kontaktdaten finden Sie unter www.dsb-moers.de.

Wir bitten um Verständnis, aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf geschlechtsbezeichnende Ausdrucksweisen zu verzichten und männliche Personenbezeichnungen stellvertretend für alle Geschlechter zu verwenden.

Zwecke der Datenverarbeitung und Verantwortlichkeit
Jede Datenverarbeitung bedarf einer Rechtsgrundlage. Demnach verarbeiten wir personenbezogene Daten bei Vorliegen einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir eine Einwilligung der betroffenen Person gem. Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO ein.
• Ist die Verarbeitung für die Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung sowie zur Durchführung entsprechender vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, insbesondere zur Nutzung von arbonet, verarbeiten wir die Daten aufgrund der Vertragserfüllung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir gemäß allenfalls anwendbarem Recht eines Landes, in dem die DSGVO ganz oder teilweise anwendbar ist, unterliegen, verarbeiten wir Daten auf Basis gesetzlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

• Nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können wir im Rahmen unseres berechtigten Interesses oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Dritten Daten verarbeiten, sofern nicht die Grundfreiheiten und Grundrechte sowie Interessen der betroffenen Person überwiegen.

Arbonet ist eine Software-as-a-Service Anwendung, die über die Website https://www.arbonet-inovagis.com oder per App über herkömmliche App Stores von Google, Apple und Microsoft genutzt werden kann. Für die Nutzung ist die Anlage von benutzerbezogenen Konten erforderlich. Hierzu werden personenbezogene Daten verarbeitet, die durch den Nutzer selbst angegeben werden. Zwecke dieser Datenverarbeitung in arbonet sind die Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Daneben kann eine Datenverarbeitung auch gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu unserem berechtigten Interesse an der Bereitstellung technischer Funktionalität, Gewährleistung technischer Sicherheit und Durchsetzung von eigenen rechtlichen Ansprüchen erfolgen. Zum berechtigten Interesse der Inovagis zählt ebenso, Kunden Informationen, die mit der Anwendung arbonet zusammenhängen zukommen zu lassen und sie zu ähnlichen Leistungs- und Produktangeboten anzusprechen. Empfänger von Werbematerial haben jederzeit die Möglichkeit, an uns ihren Widerspruch gegen die Nutzung ihrer Daten zu Werbezwecken zu richten.

Bei einer kostenpflichtigen Nutzung von arbonet verarbeitet die Inovagis personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter. Der Kunde schließt hierfür mit Akzeptanz der AGB eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit der Inovagis ab. In diesem Sinne agiert Inovagis als Betreiber der Software im Auftrag des Kunden und nimmt die damit zusammenhängenden datenschutzrechtlichen Pflichten wahr. Der Kunde ist als Auftraggeber für die Daten im Sinne der DSGVO verantwortlich, die er selbst oder dessen zugehörigen Benutzer über die Anwendung übermitteln. Die einzelnen Nutzer sind durch technische Voreinstellungen dazu befähigt, persönliche Angaben zu treffen und zu ändern. Die Löschung eines Nutzeraccounts kann durch den Nutzer selbst durchgeführt werden. Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten hinsichtlich der Sicherstellung der Datensicherheit, Benutzerverwaltung und Nutzungsprotokollierung ist der Betreiber der Software verantwortlich und bestätigt die Aufrechterhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus über die Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Datenverarbeitung auf der Website und in der App

Bei Ihrem Besuch der Website wird eine Verbindung mit Ihrem Browser hergestellt. Diese nachstehenden dabei erhobenen Informationen werden temporär in Systemdateien abgelegt und automatisch erfasst: IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL von abgerufenen Dateien, Website, von der aus der Zugriff erfolgt bzw. von wo aus Sie auf unsere Seite geleitet wurden (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Geräts sowie der Name Ihres Providers. Die genannten Daten werden durch uns zu Zwecken des reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit verarbeitet. Die anfallenden Verbindungsdaten werden automatisch gelöscht und grundsätzlich nicht länger als 14 Tage gespeichert. Sofern die Website missbräuchlich genutzt wird, werden Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, bis zur Klärung des Vorfalls aufgehoben.

Arbonet ist als Web-Applikation über den Browser Ihres PCs sowie über die Native-App auf Ihrem Smartphone oder anderem mobilen Endgerät nutzbar. Die native App benötigt den Zugriff auf folgende Funktionen: Kamera, Standort.

Auf der Website wie auch in der App werden Speichertechnologien (“Cookies” und/oder Speicher Ihres Browsers) eingesetzt. Sofern ein Einsatz von Speichertechnologien auf Ihrem Endgerät für die Funktionalität der Website nötig ist, setzen wir diese Technologie auf Basis unserer berechtigten Interessen, unser Informationsangebot zu verbessern und die Funktionalität der Plattform sowie die Informationssicherheit zu gewährleisten ein. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG.

Sofern ein Einsatz von Cookies erfolgt, welche nicht für den Betrieb der Plattform notwendig sind, bitten wir vorab um Ihre Einwilligung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TTDSG (Einwilligung). Die Cookies werden spätestens nach 2 Jahren gelöscht. Sie können der Verarbeitung durch die Cookies jederzeit widersprechen, indem Sie in Ihrem Browser oder in der App über „Privatsphäre-Einstellungen“ entsprechend neu entscheiden.

Kundenlogin

Der Zugang zu arbonet ist über die Landingpage https://www.arbonet-inovagis.com sowie nach Installation der arbonet-App möglich. Für die Erstellung eines Nutzeraccounts wird der Vor- und Nachname, eine gültige E-Mailadresse sowie ein persönliches Passwort benötigt. Die Softwarelösung kann nicht anonym, also ohne Erstellung eines Nutzerkontos verwendet werden. Die Registrierung mit einer gültigen E-Mailadresse erfolgt über ein Double-Opt-In Verfahren. Nach Eingabe der E-Mailadresse müssen Sie über eine Ihnen an diese Adresse gesendete Nachricht auf einen Bestätigungslink klicken, um Ihre Registrierung abzuschließen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Dritte Ihre E-Mailadresse nicht unangemessen gebrauchen. Bei Registrierung wird ein persönliches Passwort mit angemessenen Komplexitätsanforderungen für den Zugang zum Nutzeraccount gesetzt. Das Passwort kann im Nutzerprofil nach Login jederzeit geändert werden.

Neben den Nutzerdaten werden maßgeblich Daten der Organisation(en) verarbeitet, zu welchen der Nutzer zugeordnet ist. Die umfassten Buchungsbestandteile und hinterlegten Zahlungsinformationen sind der Organisation zugehörig und mithin nicht als personenbezogene Daten einzustufen. Über die Organisation erstellte Aufgaben, sog. Jobs, wie zum Beispiel die Durchführung einer Baumkontrolle können Nutzern zugeordnet und von diesen bearbeitet werden. Bei dieser Aufgabenzuweisung und -erledigung handelt es sich um personenbezogene Daten. Nutzer können unterschiedliche Rollen und damit differenzierte Berechtigungen haben (Organisations-Administration, Managen, Bearbeiten, Pflegen, Lesen). So wird die Anforderungen an ein angemessenes Berechtigungskonzeptes, welches dem Nutzer nur die notwendigen Befugnisse zuspricht erfüllt.

Über die die Funktion “Neue Organisation” kann ein kostenpflichtiger Unternehmens-Account für Ihre Organisation erstellt werden. Die während des kostenfreien Zeitraums von vier Wochen erfassten Daten können danach für kostenpflichtige Pakete weiter verwendet werden, werden jedoch spätestens nach drei Monaten gelöscht. Die Aufbewahrung von Daten und Dokumentationen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Leistungserbringung sowie zur Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bleibt hiervor unberührt.

Ihren Kundenlogin können Sie über Ihre Profileinstellungen löschen. Hierbei ist zu beachten, dass für jede Organisation ein Kundenaccount in der Rolle eines Administrators bestehen muss. 

Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Wir setzen im Rahmen der Erbringung der Leistung für spezielle Bereiche gesondert zur Verschwiegenheit und auf Datenschutz verpflichtete Dienstleistungsunternehmen ein, für welche der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Diese Kategorien von Empfängern sind: Rechenzentrumsdienstleister, Anbieter für Kartendienste, Diensteanbieter für Fernwartungen und externe Berater. Mit allen Geschäftspartnern haben wir entsprechende Datenschutzverträge geschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Behörden erfolgt ausschließlich bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften. Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Dauer der Speicherung und Löschung von Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange wie für die Zweckerreichung erforderlich. Entfällt der Verarbeitungszweck löschen wir die Daten gemäß den Vorschriften des Art. 17 DSGVO. Nach Entfall des Verarbeitungszwecks bewahren wir die Daten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Eine darüber hinaus gehende Aufbewahrung erfolgt nur bei Vorliegen einer Ausnahme nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO. 

Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit
Sie können jederzeit Ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten wahrnehmen. Kontaktieren Sie uns einfach auf den oben beschriebenen Wegen. Sofern Sie eine Datenlöschung wünschen, wir aber noch gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, wird der Zugriff auf Ihre Daten eingeschränkt (gesperrt). Gleiches gilt bei einem Widerspruch. Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit können Sie wahrnehmen, soweit die technischen Möglichkeiten beim Empfänger und bei uns zur Verfügung stehen.

Beschwerderecht
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen.

Bereitstellungspflicht
Bei Besuch unserer Landingpage und vor Anmeldung in der App besteht keine besondere Bereitstellungpflicht von personenbezogenen Daten. Eine Registrierung als Nutzer ist ohne Vor- und Zunamen, E-Mail-Adresse und persönlichem Passwort nicht möglich. Für die kostenpflichtigen Version ist die Führung eines Administratornutzers erforderlich.

Stand dieser Datenschutzinformationen: 01.02.2024.